WORKSHOP PENYUSUNAN TUPOKSI DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PELAYANAN ADMINISTRASI

Latar Belakang Dalam menyusun suatu prosedur kerja, terdapat beberapa prinsip yang harus diperhatikan yaitu :

1. Prosedur kerja harus sederhana sehingga mengurangi beban pengawasan;
2. Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya;
3. Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu;
4. Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya;
5. Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan;
6. Harus ada pengecualian yang seminimun-minimunya terhadap eraturan;
7. Mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu;
8. Prosedur harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah;
9. Pembagian tugas tepat;
10. Memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang dilakukan;
11. Penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaaan yang sebaik-baiknya;
12. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengann memperhatikan tujuan;
13. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum;
14. Menggunakan prinsip pengecualian dengan sebaik-baiknya.

Hasil dari penyusunan prosedur kerja ini dapat ditulis dalam “buku pedoman organisasi” atau “daftar tugas”yang memuat lima hal penting, yaitu :

1. Garis-garis besar organisasi (tugas-tugas tiap jabatan);
2. Sistem-sistem atau metode-metode yang berhubungan dengan pekerjaan;
3. Formulir-formulir yang dipergunakan dan bagaimana menggunakannya;
4. Tanggal dikeluarkannya dan di bawah kekuasaan siapa buku pedoman tersebut diterbitkan;
5. Informasi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut.

Untuk memperoleh dokumen dokumen tatakerja yang tertib dan sesuai dalam melakukan pelayanan, maka UMMI mengadakan pelatihan penyusunan tupoksi dan SOP yang formatnya sudah ditentukan. Maksud dan Tujuan Terbentuknya konsep tata kerja pelayanan administrasi yang disusun dalam bentuk tupoksi dan dokumen SOP. Peserta Peserta Workshop adalah staf  administrasi UMMI sebanyak 27 orang Target Pencapaian Tersusunnya  dokumen tupoksi setiap bidang  dan dokumen SOP untuk setiap kegiatan pelayanan Indikator Kerja

No	Indikator	Baseline	Workshop
1	Terlaksananya kegiatan	0%	100%
2	Jumlah kehadiran peserta	0%	100%
3	Tingkat partisipasi aktif peserta	0%	100%
4	Tingkat pemahaman /keterampilan peserta	60%	90%
5	Tersusunnya SOP Setiap Kegiatan pelayanan	60%	100%

Waktu & tempat Kegiatan ini  akan dilaksanakan selama 2 hari dari mulai tanggal 11-12 November 2014 di Hotel Taman Sari Jl Suryakencana Narasumber Lembaga Penjaminan Mutu UMMI Panitia Kegiatan dan Fasilitator Ketua              : Suhendar, S.Pd. Anggota          : Jujun Ratnasari, M.Si. ( Sie. Acara) Risma Nurmilah, S.P. (Sie. Acara) Aris Juliansyah, ST.M.Ikom (Sie Perlengkapan dan dokumentasi) Dedi Mulyadi (Sie Perlengkapan dan dokumentasi) Ade Sudarma, SE. Fasilitator       : Asep M. Ramdan, S.E.,M.M. Idang Nurodin, S.IP.,M.M. Peserta  Workshop  Penyusunan Dokumen Tupoksi dan SOP

NO	NAMA	JABATAN	UNIT KERJA	KET.
1	Ade Sudarma, SE.	Kepala Bagian Administrasi Umum dan Kepegawaian	Administrasi Umum dan Kepegawaian	Tenaga administrasi
2	Aris Juliansyah, M.Ikom.	Kepala Bagian Akademik	Administrasi Akademik	Tenaga administrasi
3	Robin, M.Si.	Kepala Bagian Kemahasiswaan	Administrasi kemahasiswaan	Tenaga administrasi
4	Cica Herdawati,Amd.Kom.	Kepala Bagian Keuangan	Keuangan lembaga	Tenaga administrasi
5	Sri Lidianti, S.P.	Kaur Kepegawaian	Administrasi Umum dan Kepegawaian	Tenaga administrasi
6	Rizky Zaenudin, S.Pi	Kaur Kemahasiswaan	Administrasi kemahasiswaan	Tenaga administrasi
7	Risma Nurmilah, S.P.	Kaur Akademik	Administrasi Akademik	Tenaga administrasi
8	Yuniarto, ST	Kaur SIM	SIM	Tenaga administrasi
9	Yonan Bastiar, ST.	Kaur Jaringan	SIM	Tenaga administrasi
10	Saadudin Faisal, S.T.	Staf SIAK	SIM	Tenaga administrasi
11	Siti Nuraeni Putri Rahman	Kaur Administrasi Umum Dan Keuangan	Fak. Sains dan Teknologi	Tenaga administrasi
12	Fajar Juniar	Operator Fak. Sains tek	Fak. Sains dan Teknologi	Tenaga administrasi
13	Boyke, S.Sos	Staf Administrasi Akademik Dan Kemahasiswaan	Fak. Sains dan Teknologi	Tenaga administrasi
14	Ira rachmawati	Kaur Administrasi Umum Dan Keuangan	Fak. Pertanian	Tenaga administrasi
15	Sendy Alica	Kaur Administrasi Akademik Dan Kemahasiswaan	Fak. Pertanian	Tenaga administrasi
16	Devi Novitasari, SE	Staf Administrasi Umum Dan Keuangan	FIAH	Tenaga administrasi
17	Indria Gunawan	Staf Administrasi Akademik Dan Kemahasiswaan	FIAH	Tenaga administrasi
18	Rismawati	Kaur Administrasi Umum Dan Keuangan	Fak. Ekonomi	Tenaga administrasi
19	Dede Rukmana,ST	Kaur Administrasi Akademik Dan Kemahasiswaan	Fak. Ekonomi	Tenaga administrasi
20	Indah Yuniar, S.E.	Kaur Administrasi Umum Dan Keuangan	FKIP	Tenaga administrasi
21	Abdul Hadi Amri	KaurAdministrasi Akademik Dan Kemahasiswaan	FKIP	Tenaga administrasi
22	Sally Nurmilah, S.Ab.	Staf Administrasi Akademik Dan Kemahasiswaan	Keperawatan	Tenaga administrasi
23	Tiara	Kaur Administrasi Umum Dan Keuangan	Keperawatan	Tenaga administrasi
24	Imas Maesaroh	Sub. bag. Penerimaan dan pengeluaran kas	Keuangan lembaga	Tenaga administrasi
25	Wentikasari, S.E	Sub.bag. Layanan dosen dan staf	Keuangan lembaga	Tenaga administrasi
26	Astri Tri Nuramelia, Amd. Kom	Sub bag. Pelayanan mahasiswa	Keuangan lembaga	Tenaga administrasi
27	Dedi Mulyadi	Staf Umum	Umum	Tenaga administrasi