LOKAKARYA DARING PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN PENDIDIKAN BERBASIS SNI ISO 21001:2018

ISO 21001:2018 adalah standar sistem manajemen internasional untuk organisasi pendidikan. Standar ini merupakan penyesuaian dari ISO 9001: 2015 yang ditujukan untuk organisasi secara umum dengan tujuan utama untuk mendapatkan kepuasan pelanggan. Sedangkan ISO 21001:2018 dikhususkan untuk manajemen organisasi pendidikan baik itu formal maupun non formal dengan target yaitu mencapai kepuasan peserta didik, tenaga pendidik, orang tua, serta penerima manfaat lainnya. Standar ini pertama kali dipublikasikan pada Bulan Mei tahun 2018 dan pada tanggal 14 Juni 2019 diadopsi menjadi SNI ISO 21001:2018. SNI ISO 21001 mengharuskan organisasi pendidikan memahami dan memenuhi kebutuhan dan harapan dari pihak-pihak yang berkepentingan di dalam organisasi pendidikan, di antaranya peserta didik, pasar kerja dan pemerintah.

SNI ISO 21001:2018 memiliki lima konsep utama yaitu:

1. Pemikiran Berbasis Risiko (Risk Based Thinking), konsep risiko dalam konteks standar internasional berkaitan dengan ketidakpastian dalam mencapai tujuan tersebut. Diharapkan dengan berpikir berbasis risiko dapat membantu mengidentifikasi peluang dan dapat menlakukan pencegahan lebih dini.
2. Pendekatan Proses (Process Approach). ISO 21001:2018 merupakan sebuah sistem yang koheren yang terdiri dari beberapa proses yang saling berinteraksi. 
3. Siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA Cycle)
4. Prinsip-prinsip manajemen (Management Principle). Terdapat 11 prinsip untuk SNI ISO 21001 yaitu:a) Fokus pada peserta didik dan penerima manfaat lainnya; b) Kepemimpinan visioner; c) Keterlibatan orang; d) Pendekatan proses; e) Peningkatan; f) Keputusan berdasarkan bukti; g) Manajemen hubungan; h) Tanggung jawab sosial; i)  Aksesibilitas dan pemerataan; j) Perilaku etis dalam pendidikan; k)  Keamanan dan perlindungan data.
5. High Level Structure, kerangka kerja generic dari standar sistem manajemen. 

Untuk menerapkan ISO 21001: 2018 terdapat persyaratan yang perlu dipenuhi yaitu:

1. Cakupan:  Organisasi pendidikan perlu menunjukkan kemampuannya dalam pengembangan kompetensi melalui pendidikan atau penelitian; dan bertujuan untuk meningkatkan kepuasan peserta didik, penerima manfaat lain dan staf.
2. Referensi normatif
3. Istilah dan definisi
4. Konteks Organisasi: a) Memahami organisasi dan konteksnya. Organisasi harus menentukan, memantau, dan meninjau informasi tentang isu eksternal dan internal yang relevan dengan tujuannya, tanggung jawab sosial dan arah strategisnya, dan yang mempengaruhi kemampuannya untuk mencapai hasil yang diharapkan; b)  Memahami kebutuhan dan harapan (persyaratan) pihak yang berkepentingan yang relevan dengan EOMS;  c) Menentukan ruang lingkup; d) Sistem manajemen untuk organisasi pendidikan (EOMS)
5. Kepemimpinan
6. Perencanaan. Beberapa hal yang harus direncanakan yaitu: a) Tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang; b)  Tujuan dan perencanaan organisasi pendidikan untuk mencapainya. Organisasi harus menetapkan tujuan organisasi pendidikan pada fungsi, tingkat, dan proses yang relevan yang diperlukan untuk EOMS. Untuk mencapai tujuan yang ditetapkan, organisasi harus menentukan, dan membuat garis besar dalam rencana pencapaiannya; c) Perencanaan perubahan. Ketika organisasi menentukan perlunya perubahan pada EOMS, perubahan harus dilakukan secara terencana.
7. Dukungan. Untuk menjalankan ISO 21001:2018 diperlukan dukungan diantaranya: a) Sumber Daya yang diperlukan untuk penetapan, penerapan, pemeliharaan, dan peningkatan berkelanjutan dari EOMS (sumber daya manusia, fasilitas, lingkungan untuk operasi pendidikan, pemantauan dan pengukuran sumber daya, pengetahuan organisasi); b) Kompetensi personel yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan di bawah kendali yang mempengaruhi kinerja organisasi pendidikannya. c) Kesadaran orang yang bekerja di organisasi untuk mengetahui kebijakan, tujuan dan strategi organisasi; serta kontribusi mereka terhadap pencapaian efektivitas EOMS; d) Komunikasi internal dan eksternal untuk berpendapat, berkolaborasi, berkoordinasi, dan menyampaikan kepada pihak yang berkepentingan informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, konsisten dengan misi, visi, strategi dan kebijakan organisasi; e)  Informasi yang didokumentasikan yang ditetapkan dan diperlukan untuk efektivitas EOMS.
8. Operasi. a) Perencanaan dan kendali operasional. Organisasi harus merencanakan, menerapkan, dan mengendalikan proses; b) Persyaratan untuk produk dan layanan pendidikan, termasuk yang dihasilkan dari analisis kebutuhan saat ini dan masa depan, tuntutan dan perkembangan internasional, pasar tenaga kerja, penelitian, persyaratan kesehatan dan keselamatan yang berlaku; c)  Desain dan pengembangan produk dan layanan pendidikan; d) Pengendalian proses, produk dan layanan yang disediakan oleh pihak eksternal; e) Penyampaian produk dan layanan pendidikan yang terdiri dari penerimaan peserta didik, Ketentuan penerimaan, Pengiriman produk dan layanan pendidikan, Penilaian sumatif, Identifikasi dan keterlacakan, Properti milik pihak yang berkepentingan, Perlindungan dan transparansi data peserta didik,  Kontrol perubahan dalam produk dan layanan pendidikan; f) Rilis produk dan layanan pendidikan. Pelepasan produk dan layanan kepada peserta didik dan penerima manfaat lainnya tidak akan dilanjutkan sampai pengaturan yang direncanakan telah diselesaikan secara memuaskan; g)  Kontrol terhadap output yang tidak sesuai dengan pendidikan. Output yang tidak sesuai dengan persyaratannya diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah penggunaan atau pengiriman yang tidak disengaja. 
9. Evaluasi kinerja. Aktivitas dari evaluasi kinerja adalah: a) Pemantauan, pengukuran, analisis, dan evaluasi; b)  Audit internal. Organisasi harus melakukan audit internal pada interval yang direncanakan untuk memberikan informasi tentang apakah EOMS: sesuai dengan persyaratan (sesuai dengan kriteria audit), diterapkan dan dipelihara secara efektif; c)  Tinjauan manajemen. Manajemen puncak harus meninjau EOMS pada interval yang direncanakan, setidaknya sekali per tahun, dan memperbaruinya sesuai untuk memastikan kecukupan, kesesuaian, dan keefektifannya yang berkelanjutan.
10. Peningkatan. Pada tahapan ini dilakukan: a)  Ketidaksesuaian dan tindakan korektif. Bereaksi dan mengimplementasikan tindakan korektif untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian; b) Perbaikan berkelanjutan. Organisasi harus terus meningkatkan kecukupan, kesesuaian dan keefektifan EOMS, dengan mempertimbangkan praktik terbaik sebagai bagian dari perbaikan berkelanjutan; c)  Peluang untuk perbaikan. Organisasi harus menentukan peluang untuk peningkatan pemenuhan persyaratan dan kepuasan peserta didik dan penerima manfaat lainnya

SNI ISO 21001: 2018 dapat  diterapkan berdampingan dengan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang dikeluarkan oleh permenrisekdikti, bisa menjadi salah satu standar lampuaun SN DIKTI. Cara untuk menerapkan SNI ISO 21001 dengan SPMI adalah: 

1. Mempelajari dan memahami SNI ISO 21001:2018,
2. Membuat matrik keselarasan dengan SPMI yang dikembangkan masing-masing PT, atau dengan standar internasional lainnya yang diadopsi,
3. Merancang dan menerapkan sistem manajemen organisasi pendidikan yang terintegrasi,
4. Mengevaluasi sistem manajemen organisasi pendidikan melalui audit internal atau mengukur tingkat kedewasaan sistem manajemen dengan menggunakan ISO 9004, kriteria SNI Award, BAN-PT, MBNQA, atau lainnya

Sehingga SNI ISO 21001:2018 ini dapat menjadi sertifikasi tambahan dalam menunjukkan mutu organisasi pendidikan.